Tietosuoja - rekisteriseloste – Erilaisten oppijoiden liitto ry Siirry sisältöön

Tietosuoja- ja rekisteriseloste

versio 1.0

julkaistu 11.2.2019

Tämä on tietosuoja-asetuksen mukainen henkilötietojen käsittelyä koskeva

informointiasiakirja.

1. Henkilötietojen käsittely: Erilaisten oppijoiden liitto ry jäsenet sekä tapahtumat, koulutukset ja viestintä

1.1. Rekisterinpitäjä

Erilaisten oppijoiden liitto ry

y-tunnus: 1750534-7

Vuorikatu 16 A 1

00100 Helsinki

1.2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Erilaisten oppijoiden liitto ry, toiminnanjohtaja Sarianna Reinikainen, sarianna.reinikainen@eoliitto.fi, 044 300 9693

1.3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyksen yhdistyslain mukainen velvoite pitää

yllä jäsenluetteloa, sopimukset ja oikeutettu etu huolehtia järjestöpalvelusta ja viestinnästä

jäsensuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella sekä rekisteröidyn suostumus.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena:

• Järjestö- jäsenyhdistyspalvelut

• Viestintä ja tiedottaminen, mm. uutiskirjeet ja LukSitko-lehti

• Koulutusten- ja tapahtumien toteuttaminen ja markkinointi

• Yhteistyö ja viestintä eri toimijoiden välillä

• Toiminnan kehittäminen

1.4. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterinpitäjän jäseneksi voidaan hyväksyä varsinaiseksi jäseneksi alan rekisteröity

yhdistys ja säätiö. Kannattajajäseneksi voidaan hyväksyä oikeustoimikelpoinen yhteisö, joka

haluaa tukea Erilaisten oppijoiden liiton toimintaa.

Rekisterinpitäjä käsittelee seuraavia jäsenjärjestöjen edustajien ja luottamushenkilöiden henkilötietoja:

• yhteisöä tai yhteisön yhteyshenkilöitä koskevat tiedot kuten y-tunnus ja

yhteyshenkilöiden nimet sekä yhteystiedot, sähköpostiosoite

• luottamustoimet järjestössä

• tapahtumien- ja koulutusten osallistumistiedot

• mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot

• mahdolliset suoramarkkinointikiellot

Rekisterinpitäjä käsittelee seuraavia henkilötietoja tapahtumien ja koulutusten järjestämiseksi:

• nimi

• sähköpostiosoite

• taustaorganisaatio

• mahdolliset erityistarpeet

• tieto tapahtumista, joihin rekisteröity osallistuu kuten tieto liittyen

tapahtumailmoittautumisiin (sisältäen ruokavaliotiedon) sekä laskutuksen

Muissa yhteyksissä, mm. Uutiskirjeiden ja muun viestinnän toimittamiseksi rekisterinpitäjä käsittelee seuraavia henkilötietoja:

• nimi ja yhteystiedot, sähköpostisoite

Verkkopalvelun käyttämiseen liittyvien evästeiden käyttö

Verkkopalvelun käytön seurantaan ja käyttöä sujuvoittamaan sovellettavat tekniikat ovat

yksilöiviä, mutta nimettömiä. Tekniikat ovat hyvin yleisiä, niitä hyödyntävät lähes kaikki

verkkopalvelut.

Sivu eoliitto.fi käyttää kolmannen osapuolten evästeitä:

• Google Analytics, joka on Googlen analysointityökaluja, jotka auttavat selvittämään,

miten vierailijat käyttävät sivustoa.

Voit tarkastella ja hallinnoida yksityisyysasetuksiasi selaimesi asetuksissa. Voit tarkastella

evästeitä sekä muokata niiden hyväksymisperusteita selaimesi asetuksissa.

1.5. Tietolähteet

Saamme tietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään.

Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja

käyttötarkoituksia varten myös jäsenorganisaatiolta, julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja

viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan

lainsäädännön rajoissa.

1.6. Tietojen luovutukset ja siirrot

Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita.

Rekisterinpitäjä on ulkoistanut IT-hallinnan ja keskitetyn rekisterin ylläpidon ulkopuolisille

palveluntarjoajille, joiden hallinnoimille ja suojaamille palvelimelle henkilötietoja

tallennetaan.

Muut ulkoistukset:

• Uutiskirjepalvelu

• Kyselyjen toteuttaminen

• LukSitko-lehden postitus

Tapahtumien ja koulutusten osallistujatiedot siirretään tapahtuman tai koulutuksen sekä

niihin liittyvien matkojen toteuttamiseksi tila-, hotelli- ja ravitsemuspalvelujen tarjoajalle,

lentoyhtiölle, tilausliikennepalvelujen tuottajalle, matkatoimistolle sekä laivayhtiölle.

1.7. Tietojen suojaus ja säilytysajat

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja nimetyt henkilöt. Kullakin

käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin,

jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja

niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt

ennalta nimetyt henkilöt. Manuaaliset aineistot säilytetään lukituissa tiloissa.

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on

tarpeellista. Säilytämme henkilötietoja vähintään jäsenyyden tai tilauksen keston ajan

ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjapitolainsäädäntö,

valtionavustuksiin liittyvä lainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja

arkistointia koskevat vaatimukset. Ruokavalio- ja erityistarvetiedot poistamme tapahtuman

tai koulutuksen jälkeen.

Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö

huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista

toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn

tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja.

Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.

1.8. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseä koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja

vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet.

Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumus tai muuttaa sitä.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojen

käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä

valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseen

kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se

erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä. Reksiterinpitäjä voi kieltäytyä

toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Rekisteröidyllä on myös oikeus, milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä niiltä osin

kuin se liittyy suoramarkkinointiin.

1.9. Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti

sarianna.reinikainen@eoliitto.fi

1.10. Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä.

Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten

sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte

säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.

2. Henkilötietojen käsittely: Erilaisten oppijoiden liitto ry yhteistyökumppanit, sidosryhmät ja vaikuttaminen

2.1. Rekisterinpitäjä

Erilaisten oppijoiden liitto ry

y-tunnus: 1750534-7

Vuorikatu 16 A 1

2.2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Erilaisten oppijoiden liitto ry, toiminnanjohtaja Sarianna Reinikainen, sarianna.reinikainen@eoliitto.fi, 044 300 9693

2.3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittelyn perusteena ovat oikeutetut edut, esim. yhteistyösuhteen ylläpito

ja hoito, yhteydenpito sidosryhmiin, vaikuttamistoiminnan toteuttaminen sekä sopimusten

täytäntöönpano ja rekisteröidyn suostumus.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena:

• viestintä

• vaikuttaminen

• yhteistyö

• sopimus- ja muiden lupausten ja velvollisuuksien täyttäminen

2.4. Käsiteltävät henkilötiedot

• rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot;

• yhteistyökumppaneiden ja sidosryhmien ja niiden yhteyshenkilöitä koskevat tiedot

kuten y-tunnus ja yhteyshenkilöiden nimet sekä yhteystiedot

• sopimuksia ja kilpailutuksia koskevat tiedot kuten tiedot menneistä ja

voimassaolevista sopimuksista, muut yhteydenotot,

• rekisteröityjen itse vapaaehtoisesti järjestelmiimme antamat tiedot

2.5. Tietolähteet

Saamme tietoja rekisteröidyltä itseltään ja julkisesti saatavilla olevista lähteistä.

Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja

käyttötarkoituksia varten myös jäsenorganisaatiolta, viranomaisilta ja muilta luotettavilta

tahoilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan

lainsäädännön rajoissa.

2.6. Tietojen luovutukset ja siirrot

Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Olemme

ulkoistaneet IT-hallinnan ja keskitetyn rekisterin ylläpidon ulkopuolisille palveluntarjoajille,

joiden hallinnoimille ja suojaamille palvelimelle henkilötietoja tallennetaan.

Muut ulkoistukset:

• Uutiskirjeet

• Kyselyjen toteuttaminen

• Kilpailutukset

2.7. Tietojen suojaus ja säilytysajat

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt.

Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään

tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja.

Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi

vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Manuaaliset aineistot säilytetään lukituissa tiloissa.

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on

tarpeellista. Säilytämme henkilötietoja vähintään yhteistyön keston ajan ottaen huomioon

lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjapitolainsäädäntö, rekisteröityjen

tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset.

Arvioimme säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon

ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla

varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden

yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee

tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.

2.8. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseä koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja

vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet.

Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumus tai muuttaa sitä.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojen

käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä

valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseen

kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se

erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä. Reksiterinpitäjä voi kieltäytyä

toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Rekisteröidyllä on myös oikeus, milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä niiltä osin

kuin se liittyy suoramarkkinointiin.

2.9. Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti

osoitteeseen: sarianna.reinikainen@eoliitto.fi

2.10. Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä.

Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten

sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte

säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.